Lotus

Hướng dẫn viết phiếu thu tiền mặt trên phần mềm kế toán máy

 

 

 

Giải thích một số thông tin khi nhập chứng từ:

 

Chứng từ	Mã hiệu của chứng từ, 2 ký tự hoa, thuộc danh mục chứng từ (khai báo sẵn trong chương trình).
Ngày chứng từ	Số của chứng từ, dài 10 ký tự, được tự động cộng lên 1 khi vào chứng từ mới. Tuy nhiên ta cũng có thể sửa số chứng từ theo ý muốn.
Số chứng  từ	Ngày của chứng từ cập nhật theo khuôn dạng Ngày/Tháng/Năm (DD/MM/YYYY). Lưu ý Năm phải là năm đang làm việc hiện thời và tháng phải kể từ tháng bắt đầu hạch toán.
Nội dung	Chứa nội dung( diễn giải) của chứng từ.
Họ tên	Họ tên trên chứng từ. Họ tên người nộp tiền, họ tên nhận tiền, người mua, người bán.
Tk nợ	Tài khoản Nợ của chứng từ.
Tk có	Tài khoản Có của chứng từ.
Tổng tiền	Số tiền phát sinh. Trong trường hợp phát sinh bằng tiền VNĐ thì tiền ngoại tệ chính bằng số tiền VNĐ
Thuế VAT	Mã của loại thuế VAT được dùng
Tiền thuế VAT	Thuế GTGT (nếu có). Máy tính sẽ tự động tính thuế GTGT bằng cách nhân thuế suất GTGT với tiền nếu là loại thuế GTGT được khấu trừ. Còn với loại thuế GTGT trực tiếp, chương trình sẽ tự động tính ra số thuế được khấu trừ và trừ lại giá vốn. Tuy nhiên trong một số trường hợp người sử dụng có thể sửa số tiền thuế GTGT tuỳ ý bằng cách để thuế suất GTGT bằng 0 và sửa trực tiếp số tiền thuế
Tk nợ VAT	Tài khoản nợ của định khoản thuế GTGT.
Tk có VAT	Tài khoản có của định khoản thuế GTGT.

 

Nếu người dùng mới sử dụng mà trong chương trình chưa có dữ liệu gì thì có thể sử dụng một số chức năng sau để cập nhập dữ liệu vào chương trình.

 

1.1. Thêm(F2): Để thêm phiếu thu tiền mặt kích chuột vào thêm(F2), chương trình hiện lên một cửa sổ

 

Mã chứng từ: PT- Chương trình tự mặc định

Ngày: 12/04/12- Ngày phát sinh chứng từ à cứ thế nhập không cần xóa

Số chứng từ: 025/PTHU- Số chứng tư mà người dùng đánh theo thứ tự

Họ tên: Nguyễn Thành Nam

Địa chỉ: Hà Nội

Nội dung: Thu tiền sản phẩm

Tk nợ: 111-

Tk có: 1311

Tiền tiền VND-1 000 000

Đối tượng: HTX

          Sau khi nhập xong nội dung vào chứng từ kích chuột vào Lưu hoặc (Ctrl + Enter)

*  Lưu ý: - Dùng phím Enter hoặc phím mũi tên  lên, xuống để di chuyển từ ô này sang ô khác

            - Tại ô tài khoản nếu không nhớ tài khoản thì ấn phím ? rồi enter để tìm tài khoản tìm thấy enter để lựa chọn tài khoản đó đưa vào ô

          -   Ô tài khoản nợ trên phiếu thu mặc định là tài khoản 111

1.2. Sửa(F3): Dùng để sửa những nôi dung không đúng trong phiếu thu tiền mặt, để sửa di chuột đến ô hay dòng cần sửa kích chuột vào sửa(F3) trên màn hình như ví dụ dưới đây

Sửa đúng nội dung cần sửa kích chuột vào lưu

1.3. Xóa(F8): Chức năng này dùng để xóa những nội dung không cần thiết hay không đúng trong phiếu thu tiền mặt, để xóa di chuột đến ô hay dòng cần xóa kích chuột vào xóa(F8) khi đó chương trình sẽ đưa ra câu hỏi: “ Xóa chứng từ số 81/09” không?. Nếu muốn xóa chứng từ kích chuột vào: “Yes”, nếu không muốn xóa kích chuột vào: “ No”.

 

 

 

 

1.5. In báo cáo(F7): Chức năng này giúp cho người sử dụng in được các chứng từ . Để in được phiếu thu tiền mặt ta Click chuột đến các chứng từ cần in sau đó đó kích chuột vào biểu tượng máy in. Khi đó chương trình sẽ in chứng từ mà người sử dụng cần in.

 

  Để in chứng từ kích chuột vào “All” để in tất cả, ô “ Number of copies” chọn 1 in ra 2 liên, chọn 2 sẽ in ra 4 liên tùy người sử dụng muốn in ra bao nhiêu liên. Sau đó kích chuột vào Print để in

Lưu ý: Ta có thể ấn phím F7 trên bàn phím để thực hiện quá trình in. Phím F7 được goi là phím tắt giúp người sử dụng giảm bớt được các thao tác một cách nhanh nhất.

1.6: Xem trước khi in(ctrl+F7): Chức năng này giúp cho người sử dụng có thể xem những nội dung trước khi in. Để xem trước khi in kích chuột vào biêủ tượng máy in, khi đó chương trình sẽ hiển thị lên nội dung mà ta cần in.

1.7. Lọc dữ liệu: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng lọc ra những chứng từ là phiếu chi muốn xem một cách nhanh nhất, để lọc ta kích chuột vào biểu tượng lọc trên màn hình hiện lên một cửa sổ

 

 

Điều kiện lọc:

Từ ngày: 01/03/11 đến ngày: 31/03/11- Ngày tháng năm mà người dùng muốn lọc

Chứng từ từ số: 1 đến số: 20- Số chứng từ mà người dùng muốn lọc

Mã chứng từ: PT- Đây là mã của chứng từ muốn lọc

Tài khoản: 111(Tiền mặt)- Tk người dùng muốn lọc

Nợ/Có: *. Tất cả- Lọc tất cả TK bên nợ và có của TK 111

Số tiền từ số: 39000000 đến số: 100000000- Số tiến mà người dùng muốn lọc đến

Mã loại thuế: Bỏ trống

Khoản mục, dạng nhập xuất, kho, đối tượng, vật tư, nội dung, phân loại: Bỏ trống

Sau đó kích chuột vào thực hiện để hoàn thành quá trình lọc dữ liệu

Chú ý: Ta có thể ấn phím F9 để lọc dữ liệu. Phím này gọi là phím tắt giúp người sử dụng có thể giảm bớt các thao tác nhập dữ liệu một cách nhanh nhất